Flex Routing
Flex Routing ist eine Funktion für Microsoft 365 Copilot und verwandte Dienste, die es erlaubt, dass KI-Inferencing bei Lastspitzen temporär außerhalb der EU Data Boundary verarbeitet wird, um die Leistungsfähigkeit des Dienstes aufrechtzuerhalten.
Ausführliche Erklärung
Flex Routing wurde von Microsoft im März 2026 für Tenants in der Europäischen Union und der Europäischen Freihandelsassoziation eingeführt. Bei dieser Funktion geht es um das sogenannte „LLM Inferencing" – jenen Verarbeitungsschritt, bei dem ein großes Sprachmodell eine Eingabe verarbeitet und eine Antwort generiert, etwa eine Zusammenfassung erstellt oder eine Frage beantwortet. Wenn die Rechenzentrumskapazitäten in der EU während Spitzenzeiten nicht ausreichen, kann Microsoft mit aktiviertem Flex Routing Anfragen an Rechenzentren in den USA, Kanada oder Australien weiterleiten.
Für KMU in der EU und Österreich ist diese Funktion aus Compliance-Sicht relevant, weil sie standardmäßig seit 25. März 2026 für neue Tenants aktiviert ist und ab 17. April 2026 auch für bestehende Tenants aktiv wurde. Das bedeutet: Wer die Einstellung nicht bewusst überprüft und gegebenenfalls deaktiviert hat, erlaubt automatisch, dass Teile der Datenverarbeitung außerhalb der EU stattfinden können. Microsoft betont zwar, dass Daten im Ruhezustand weiterhin in der EU bleiben und nur begrenzte pseudonymisierte Daten außerhalb gespeichert werden dürfen. Dennoch kann diese Standardeinstellung für Unternehmen, die der DSGVO, NIS2, DORA oder branchenspezifischen Auflagen unterliegen, rechtliche und vertragliche Herausforderungen bedeuten.
Die Funktion kann jederzeit im Microsoft 365 Admin Center deaktiviert werden. Unternehmen müssen dabei abwägen: Einerseits verspricht Flex Routing eine stabilere Copilot-Erfahrung, wenn viele Nutzer gleichzeitig auf den Dienst zugreifen. Andererseits birgt die Verarbeitung außerhalb der EU Data Boundary Risiken für Organisationen mit strikten Datenlokalisierungsvorgaben. Wer Flex Routing deaktiviert, behält die volle Kontrolle über die Verarbeitungsregion, muss jedoch möglicherweise Leistungseinbußen bei sehr hoher Auslastung in Kauf nehmen.
Praxisbeispiel
Ein österreichisches Steuerberatungsunternehmen mit 28 Mitarbeitenden nutzt Microsoft 365 Copilot zur Unterstützung bei der Mandatsbearbeitung. Die Geschäftsführung erfährt aus dem Message Center von der Aktivierung von Flex Routing und konsultiert die interne Datenschutzbeauftragte. Weil das Unternehmen in den Berufsrichtlinien zur ausschließlichen Verarbeitung innerhalb der EU verpflichtet ist, deaktivieren sie Flex Routing im Admin Center unter „Copilot → Einstellungen → Flexible inferencing during peak load periods" und dokumentieren die Entscheidung für künftige Audits.