Copilot

Ausführliche Erklärung

Der Begriff Copilot umfasst verschiedene KI-gestützte Assistenten von Microsoft, die jeweils unterschiedliche Einsatzbereiche abdecken. Microsoft 365 Copilot ist direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams integriert und unterstützt bei Routineaufgaben wie dem Zusammenfassen von E-Mails, dem Erstellen von Dokumententwürfen oder dem Protokollieren von Besprechungen. GitHub Copilot hingegen richtet sich an Softwareentwickler und bietet Inline-Codevorschläge während des Programmierens. Beide Systeme nutzen große Sprachmodelle wie GPT-4 oder neuere Versionen, unterscheiden sich jedoch erheblich in ihrem Funktionsumfang und ihrer Datengrundlage.

Für KMU ist vor allem Microsoft 365 Copilot relevant, da viele Unternehmen bereits Microsoft 365 im Einsatz haben. Der Assistent greift über den sogenannten Microsoft Graph auf die im Unternehmen gespeicherten Daten zu – also E-Mails, Dokumente, Kalendereinträge oder Teams-Chats – und generiert darauf basierende Antworten. Wichtig dabei: Copilot respektiert die bestehenden Berechtigungsstrukturen und zeigt Mitarbeitenden nur Informationen an, auf die sie ohnehin Zugriff haben. Neue Zugriffsrechte werden nicht geschaffen. Die Nutzung erfordert eine kostenpflichtige Zusatzlizenz zur bestehenden Microsoft-365-Grundlizenz.

Aus datenschutzrechtlicher Sicht müssen Unternehmen vor der Einführung einige Anforderungen erfüllen. Da Copilot auf große Mengen an Unternehmensdaten zugreift, ist in vielen Fällen eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO erforderlich. Microsoft verarbeitet die Daten nach eigenen Angaben im Rahmen des Data Protection Addendum als Auftragsverarbeiter und nutzt Eingabeaufforderungen und Antworten nicht für das Training von Sprachmodellen. Allerdings sind Sonderfälle zu beachten: Wird beispielsweise das Webinhalts-Plugin aktiviert, greift Copilot über die Bing-API auf Internetinhalte zu, wobei Microsoft dann als eigenständiger Verantwortlicher agiert und nicht mehr als weisungsgebundener Auftragsverarbeiter.

In der Praxis zeigt sich, dass Copilot bei strukturierten Routineaufgaben gute Ergebnisse liefert, während kreative oder hochspezialisierte Inhalte häufig noch Nachbearbeitung erfordern. Die Zeitersparnis bei E-Mail-Zusammenfassungen, Protokollen oder einfachen Formeln in Excel kann dennoch erheblich sein. Unternehmen sollten jedoch vor der Einführung ihre Berechtigungsstrukturen prüfen, Mitarbeitende schulen und klären, ob und wie der Betriebsrat einzubinden ist.