DATEV Unternehmen online
DATEV Unternehmen online ist eine cloudbasierte Plattform für die digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und ihrer Steuerberatung. Sie ermöglicht den verschlüsselten Austausch von Belegen, Dokumenten und Auswertungen im DATEV-Rechenzentrum.
Ausführliche Erklärung
DATEV Unternehmen online ist keine Buchhaltungssoftware im klassischen Sinn, sondern fungiert als zentrale Austauschplattform zwischen KMU und ihren Steuerberaterinnen und Steuerberatern. Unternehmen digitalisieren ihre Belege per Smartphone-App, Scanner oder E-Mail-Weiterleitung und stellen sie der Kanzlei über die Cloud zur Verfügung. Die eigentliche Buchführung erfolgt weiterhin in der Kanzlei, die anschließend Auswertungen und Lohnabrechnungen über dieselbe Plattform bereitstellt. Beide Seiten arbeiten so jederzeit auf demselben, aktuellen Datenstand.
Für KMU ist die Lösung besonders relevant, wenn die Buchhaltung an eine Steuerkanzlei ausgelagert wird, aber digitale und GoBD-konforme Prozesse gewünscht sind. Die Plattform unterstützt den kompletten Workflow vom Belegeingang über Prüfung und Freigabe bis zur Bezahlung. Optional können Module für Rechnungserstellung, Belegfreigabe-Workflows oder Personalwirtschaft hinzugebucht werden. Ein integrierter Buchungsassistent mit OCR-Erkennung unterstützt die Vorerfassung und erstellt automatisch vorausgefüllte Überweisungen.
Die Nutzung von DATEV Unternehmen online setzt die Zusammenarbeit mit einer DATEV-Mitgliedskanzlei voraus, da die DATEV eG als Genossenschaft der steuer- und rechtsberatenden Berufe organisiert ist. Die Authentifizierung erfolgt über DATEV SmartLogin oder mIDentity-Stick. Die Daten werden im nach ISO 27001 und ISO 27701 zertifizierten DATEV-Rechenzentrum in Deutschland gespeichert und sind damit DSGVO-konform geschützt. Die monatlichen Kosten beginnen bei rund 10 bis 17 Euro pro Nutzer und Lizenz, zuzüglich Speichergebühren.
Praxisbeispiel
Eine Elektroinstallationsfirma mit 12 Mitarbeitenden in Oberösterreich nutzt DATEV Unternehmen online für die Zusammenarbeit mit ihrer Steuerberatungskanzlei. Belege von Baustellen werden per Smartphone-App fotografiert und direkt hochgeladen. Ausgangsrechnungen aus dem ERP-System werden automatisch über eine Schnittstelle übertragen. Die Kanzlei bucht zeitnah und stellt monatlich aktuelle BWA-Auswertungen bereit, auf die die Geschäftsführung jederzeit online zugreifen kann.