ChatGPT
ChatGPT ist ein KI-basierter Chatbot des US-Unternehmens OpenAI, der auf Large Language Models basiert und in natürlicher Sprache mit Nutzer:innen kommuniziert. Das Tool kann Texte verfassen, Fragen beantworten, Code schreiben und vielfältige Aufgaben im Unternehmenskontext unterstützen.
Ausführliche Erklärung
ChatGPT wurde im November 2022 veröffentlicht und erlangte innerhalb kürzester Zeit weltweite Bekanntheit. Das Tool basiert auf sogenannten GPT-Modellen (Generative Pre-trained Transformer), die mit großen Datenmengen aus dem Internet trainiert wurden. Nutzer:innen geben ihre Anfragen – sogenannte Prompts – in Text-, Audio- oder Bildform ein und erhalten darauf menschenähnliche Antworten. Die aktuelle Version kann nicht nur Text generieren, sondern auch Bilder analysieren, Code schreiben und seit Ende 2024 über eine Suchfunktion aktuelle Informationen aus dem Web abrufen.
Für KMU ist ChatGPT vor allem für wiederkehrende Aufgaben interessant: Das Tool kann E-Mail-Entwürfe formulieren, Protokolle zusammenfassen, Produktbeschreibungen erstellen oder Rechercheaufgaben übernehmen. Die kostenlose Basisversion ermöglicht es, die Funktionsweise kennenzulernen, ist jedoch mit Einschränkungen bei der Verfügbarkeit und beim Funktionsumfang versehen. Laut OpenAI nutzen bereits Mitarbeitende in 80 % der Fortune-500-Unternehmen ChatGPT in irgendeiner Form.
Für den professionellen Einsatz in Unternehmen stellt OpenAI kostenpflichtige Business- und Enterprise-Versionen bereit, die erweiterte Sicherheitsfunktionen, höhere Nutzungslimits und die Anbindung an bestehende Unternehmenssysteme wie Google Drive, Slack oder Microsoft Teams bieten. Ein zentraler Unterschied: Bei den Business-Tarifen werden Eingaben standardmäßig nicht für das Training der KI-Modelle verwendet, bei der kostenlosen Version hingegen schon – sofern nicht explizit deaktiviert.
Der Einsatz von ChatGPT im Unternehmen ist datenschutzrechtlich anspruchsvoll. Die kostenlose Version gilt als nicht DSGVO-konform, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. OpenAI bietet seit 2025 für Geschäftskunden die Option „EU Data Residency" an, bei der Daten garantiert in der EU verbleiben. Dennoch bleiben Fragen zur Transparenz der Datenverarbeitung, zu Lösch- und Auskunftsrechten und zur Nachvollziehbarkeit der KI-Antworten offen. Unternehmen sollten vor dem Einsatz klare interne Richtlinien definieren, welche Daten eingegeben werden dürfen, einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen und Mitarbeitende im sicheren Umgang mit dem Tool schulen. Auch eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist in vielen Fällen ratsam.
Praxisbeispiel
Eine Steuerberatungskanzlei mit 12 Mitarbeitenden in Salzburg nutzt ChatGPT Business, um wiederkehrende Textbausteine für Mandantenanschreiben zu formulieren und Gesetzestexte zu erklären. Vor dem Einsatz wurden alle Mitarbeitenden geschult: Personenbezogene Daten, Mandantennamen oder Geschäftszahlen dürfen nicht eingegeben werden. Stattdessen arbeiten sie mit Platzhaltern wie „Kunde A" und nutzen ChatGPT zur Ideensammlung und Formulierungshilfe. Die Kanzlei spart laut eigenen Angaben rund fünf Stunden pro Woche an Schreibarbeit.