Zapier
Zapier ist eine No-Code-Automatisierungsplattform, die über 8.000 Web-Anwendungen miteinander verbindet und durch sogenannte „Zaps" wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisiert, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.
Ausführliche Erklärung
Zapier ermöglicht es Unternehmen, verschiedene Software-Anwendungen miteinander zu verknüpfen und Datenflüsse zwischen ihnen zu automatisieren. Ein „Zap" besteht aus einem Auslöser (Trigger) und einer oder mehreren Aktionen: Beispielsweise wird beim Eingang eines neuen Leads über ein Webformular automatisch ein Eintrag im CRM erstellt und eine Benachrichtigung an das Vertriebsteam verschickt. Die Plattform arbeitet nach dem „Wenn-Dann"-Prinzip und bietet einen visuellen Editor, mit dem auch Mitarbeitende ohne IT-Hintergrund Workflows erstellen können.
Für kleine und mittlere Unternehmen ist Zapier besonders dann relevant, wenn verschiedene Cloud-Anwendungen im Einsatz sind, die nicht nativ miteinander kommunizieren. Typische Einsatzbereiche umfassen Lead-Management, Rechnungsverarbeitung, E-Mail-Marketing, Kundensupport und interne Kommunikation. Der Vorteil liegt in der Zeitersparnis durch Automatisierung repetitiver Aufgaben sowie in der Fehlerreduktion durch Wegfall manueller Dateneingaben. Zapier bietet einen kostenlosen Einstiegsplan mit 100 Tasks pro Monat, kostenpflichtige Pläne beginnen bei etwa 20 US-Dollar monatlich.
Ein wesentlicher Aspekt für europäische KMU ist der Datenschutz: Zapier ist ein US-amerikanisches Unternehmen mit Sitz in San Francisco. Die Datenverarbeitung erfolgt auf US-Servern, weshalb bei der Verarbeitung personenbezogener Daten eine Datenschutz-Folgenabschätzung ratsam ist. Zapier ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und bietet Standardvertragsklauseln an. Dennoch sollten Sie in Ihrer Datenschutzerklärung auf die Nutzung hinweisen und einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Als Alternative mit EU-Hosting bieten sich Plattformen wie Make.com oder selbstgehostete Open-Source-Lösungen wie n8n an.
Praxisbeispiel
Eine Steuerberatungskanzlei mit 12 Mitarbeitenden nutzt Zapier, um eingehende Rechnungen automatisch zu verarbeiten: Eingehende E-Mails mit PDF-Anhängen werden erkannt, die Rechnungsdaten per OCR extrahiert, in die Buchhaltungssoftware übertragen und der zuständigen Person zur Freigabe vorgelegt. Was zuvor 8 Stunden pro Monat an manueller Arbeit erforderte, läuft nun weitgehend automatisiert ab. Die Kanzlei nutzt den Professional-Plan für monatlich etwa 30 Euro.