Informationspflicht gegenüber Beschäftigten
Die Informationspflicht gegenüber Beschäftigten verpflichtet Arbeitgeber nach Art. 13 und 14 DSGVO, Mitarbeiter und Bewerber transparent über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren – einschließlich Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger und Betroffenenrechten.
Ausführliche Erklärung
Die Informationspflicht gegenüber Beschäftigten ist eine zentrale Anforderung der Datenschutz-Grundverordnung und betrifft jedes Unternehmen, das Mitarbeiter- oder Bewerberdaten verarbeitet. Arbeitgeber müssen unaufgefordert und in verständlicher Form darüber informieren, welche personenbezogenen Daten sie erheben, zu welchem Zweck sie diese verarbeiten, auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht, wie lange die Daten gespeichert werden und an wen sie weitergegeben werden. Die Information muss zum Zeitpunkt der Datenerhebung erfolgen – bei Direkterhebung nach Art. 13 DSGVO sofort, bei Dritterhebung nach Art. 14 DSGVO innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens jedoch innerhalb eines Monats.
Im Beschäftigungskontext sind häufig sowohl Art. 13 als auch Art. 14 DSGVO relevant: Bewerberdaten werden meist direkt erhoben, während Referenzauskünfte oder Daten von früheren Arbeitgebern unter Art. 14 fallen. Die Information kann in Form einer Datenschutzerklärung für Beschäftigte erfolgen, die schriftlich oder elektronisch bereitgestellt wird. Sie muss unter anderem den Namen des Verantwortlichen, Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlage, Empfänger der Daten sowie das Bestehen von Betroffenenrechten enthalten.
Besondere Bedeutung erhält die Informationspflicht beim Einsatz digitaler Überwachungs- oder KI-gestützter Systeme am Arbeitsplatz. Werden beispielsweise Produktivitäts-Dashboards, Zeiterfassungssysteme mit biometrischen Daten oder KI-Systeme zur Personalauswahl eingesetzt, müssen Beschäftigte vorab darüber informiert werden. Bei Hochrisiko-KI-Systemen am Arbeitsplatz verlangt die KI-Verordnung ab August 2026 zusätzlich die Information von Arbeitnehmervertretern über die Inbetriebnahme und Nutzung solcher Systeme. Die Informationspflicht ist von der Einwilligung klar zu trennen: Informieren müssen Arbeitgeber immer, eine Einwilligung ist nur in bestimmten Fällen erforderlich.
Verstöße gegen die Informationspflicht können mit Bußgeldern bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden. Die Datenschutzbehörden in Österreich und Deutschland verzeichnen regelmäßig Beschwerden wegen unzureichender Information von Beschäftigten. Unternehmen sollten daher standardisierte Informationsdokumente bereithalten und deren Aushändigung dokumentieren, um im Streitfall die Erfüllung der Informationspflicht nachweisen zu können.
Praxisbeispiel
Ein Steuerberatungsbüro mit 35 Mitarbeitern in Linz führt ein neues cloudbasiertes Zeiterfassungssystem ein, das Arbeitszeitdaten automatisch mit der Lohnbuchhaltung synchronisiert und Produktivitätskennzahlen erstellt. Das Büro muss alle Beschäftigten vor der Inbetriebnahme schriftlich informieren: welche Daten erfasst werden, dass diese in Deutschland gehostet und mit dem Lohnbuchhaltungsdienstleister geteilt werden, auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt und welche Rechte die Mitarbeiter haben. Die Geschäftsführerin lässt von allen eine unterschriebene Kenntnisnahme einholen, um die Erfüllung der Informationspflicht nachweisen zu können.