IMAP (Internet Message Access Protocol)
IMAP (Internet Message Access Protocol) ist ein Standardprotokoll für den Abruf von E-Mails, bei dem Nachrichten auf dem Mailserver gespeichert bleiben und von mehreren Geräten gleichzeitig synchronisiert abgerufen werden können.
Ausführliche Erklärung
IMAP ist seit den 1980er Jahren das etablierte Protokoll für den Zugriff auf E-Mails auf einem entfernten Server. Im Gegensatz zum älteren POP3-Protokoll, das E-Mails auf ein lokales Gerät herunterlädt und vom Server löscht, verbleiben die Nachrichten bei IMAP dauerhaft auf dem Server. Beim Abrufen werden lediglich Kopien angezeigt, alle Aktionen wie das Lesen, Löschen oder Verschieben von Nachrichten werden sofort auf alle verbundenen Geräte synchronisiert. Die aktuelle Version ist IMAP4, standardisiert in RFC 9051.
Für Unternehmen ist IMAP besonders relevant, da es moderne Arbeitsweisen mit mehreren Endgeräten unterstützt. Mitarbeiter können dieselben E-Mails vom Büro-PC, Laptop und Smartphone aus verwalten, ohne dass Inkonsistenzen entstehen. Auch Teampostfächer lassen sich so von mehreren Personen gleichzeitig bearbeiten. Die serverseitige Speicherung ermöglicht zudem eine zentrale Datensicherung durch den Provider und vereinfacht die rechtskonforme Archivierung geschäftlicher Korrespondenz.
Bei der technischen Umsetzung nutzt IMAP standardmäßig Port 143 für unverschlüsselte Verbindungen oder Port 993 für die verschlüsselte Variante mit SSL/TLS. Die unverschlüsselte Nutzung ist ein erhebliches Sicherheitsrisiko, da Anmeldedaten und E-Mail-Inhalte im Klartext übertragen werden. Moderne Systeme sollten daher ausschließlich verschlüsselte Verbindungen über Port 993 zulassen. Ein Nachteil von IMAP: Die E-Mails belegen dauerhaft Speicherplatz auf dem Server, weshalb bei größeren Postfächern ausreichendes Speicherkontingent beim Hosting-Anbieter erforderlich ist.
Praxisbeispiel
Eine Steuerberatungskanzlei mit 12 Mitarbeitern richtet für ihre zentrale Adresse [email protected] ein IMAP-Postfach ein. Drei Mitarbeiter können so gleichzeitig auf eingehende Mandantenanfragen zugreifen und diese bearbeiten. Wenn eine Kollegin eine E-Mail von ihrem Büro-PC aus in den Ordner "In Bearbeitung" verschiebt, sehen die anderen beiden diese Änderung sofort auf ihren Geräten. Die verschlüsselte Verbindung über Port 993 stellt sicher, dass sensible Mandatsdaten geschützt übertragen werden.