Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ist eine der wichtigsten Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten: Sie erlaubt die Datenverarbeitung, wenn diese zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.
Ausführliche Erklärung
Die Vertragserfüllung ist eine zentrale Rechtsgrundlage für KMU, um Kundendaten rechtmäßig zu verarbeiten. Im Gegensatz zur Einwilligung ist bei dieser Rechtsgrundlage keine aktive Zustimmung der betroffenen Person erforderlich – die Datenverarbeitung ist automatisch rechtmäßig, wenn sie zur Durchführung eines Vertrags objektiv notwendig ist. Erfasst werden nicht nur Hauptleistungspflichten, sondern auch Nebenleistungspflichten wie Rechnungsstellung, Lieferung oder Gewährleistung.
Entscheidend ist die Erforderlichkeit: Die Verarbeitung muss ein „must have" darstellen, nicht bloß ein „nice to have". Marketing, Kundenbindungsmaßnahmen oder Werbemails fallen nicht unter diese Rechtsgrundlage, auch wenn sie wirtschaftlich sinnvoll sein mögen. Ebenso ist eine pauschale Datenübermittlung an Auskunfteien wie die KSV nicht von der Vertragserfüllung gedeckt – hierfür bedarf es einer anderen Rechtsgrundlage.
Auch vorvertragliche Maßnahmen sind eingeschlossen: Wenn ein Interessent etwa ein Angebot anfragt oder eine Bonitätsprüfung vor Vertragsschluss notwendig ist, dürfen die hierfür erforderlichen Daten verarbeitet werden. Voraussetzung ist, dass die betroffene Person die Initiative ergreift und ein Vertragsabschluss erkennbar in Aussicht steht.
Für KMU bedeutet dies: Für die Kernprozesse der Geschäftsabwicklung – Name, Adresse, Lieferdaten, Rechnungsdaten – genügt die Vertragserfüllung als Rechtsgrundlage. Für alles darüber Hinausgehende, etwa Newsletter-Versand oder Zusatzangebote, ist eine separate Einwilligung erforderlich. Nach Vertragsbeendigung müssen Daten gelöscht werden, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Praxisbeispiel
Eine Steuerberatungskanzlei mit 12 Mitarbeitenden in Salzburg schließt mit einem Neukunden einen Beratungsvertrag. Sie verarbeitet Name, Firmendaten, Umsatzzahlen und Kontaktdaten auf Basis der Vertragserfüllung – eine Einwilligung ist nicht nötig. Möchte die Kanzlei jedoch denselben Kunden auch für einen monatlichen Newsletter zu Steuerthemen registrieren, benötigt sie hierfür eine separate, freiwillige Einwilligung, da der Newsletter nicht zur Vertragserfüllung erforderlich ist.